Muchacha

Muchacha es un restaurante que vende y opera con criterio. Su capa financiera, en cambio, dependía de planillas manuales, de la memoria operativa y de la intuición de los socios. La información económica estaba organizada en una hoja por mes: cada período vivía en su propia pestaña.

Ese formato tenía costos concretos. Comparar meses era difícil, el histórico quedaba disperso y las tendencias no se veían. Cada cálculo había que rehacerlo a mano y no se podían construir indicadores dinámicos. Además, el peso de la carga manual hacía que la propia herramienta se usara menos.

Datos había. Lo que faltaba era una estructura para reunirlos y convertirlos en información útil para decidir.

El pedido estaba bien definido: convertir la planilla en la herramienta central de gestión del negocio. La pregunta era cómo estructurarla para que sirviera durante años y no solo para el mes en curso.

Acordamos rediseñarla como una base de datos integrada, ordenada cronológicamente. Cada registro tiene fecha y alimenta análisis mensuales, semanales e históricos, sin duplicar hojas ni rehacer cálculos.

Todas las fuentes en un solo lugar. Rediseñamos la planilla como una única base cronológica que reúne lo que antes estaba disperso: las ventas y el tax exportados de Loyverse, los movimientos de tres cuentas bancarias clasificados por categoría, la caja y el personal, donde las horas trabajadas alimentan el cálculo de sueldos y de tax. Sumamos el tipo de cambio diario del dólar, para que cada operación tome el valor del día en que ocurrió, y consolidamos todo en un estado de resultados.

El histórico, reconstruido movimiento por movimiento. Para que el negocio no arrancara sin historia, reconstruimos y categorizamos los movimientos bancarios desde noviembre de 2021: miles de movimientos descargados de cada banco y clasificados uno a uno. El grueso del histórico salió de datos reales de los bancos. Solo estimamos los movimientos de caja que no habían quedado registrados en ninguna fuente, y los dejamos señalados como tales.

Hecha a medida de cómo trabaja el equipo. Partimos de entrevistas para entender cómo le resultaba más cómodo operar cada componente, y trabajamos sobre los archivos modelo de sus propias fuentes financieras. Entregamos la herramienta en una reunión en vivo, con un video explicativo, y aplicamos ajustes finales a partir del uso real.

Un proceso que no depende de quien la construyó. Dejamos una hoja de instrucciones con el orden y la frecuencia de actualización de cada pestaña, para que la planilla se sostenga sin depender de nosotros.

Muchacha pasó de hojas mensuales sueltas a una base integrada y continua. Y no empezó vacía: quedó operativa con años de histórico ya categorizado.

Hoy puede consultar ese histórico, comparar períodos y construir indicadores sobre una sola fuente. El proceso de actualización está documentado, lo que reduce la carga manual y la dependencia de la memoria operativa.

Lo que sigue. La construcción del costeo real y la mejora de márgenes corresponden a una etapa siguiente, que se aborda por fuera de este trabajo.